Reconhecimento de firma e autenticação: quando é obrigatório e para que serve
Tanto em situações comuns da vida civil quanto em atividades jurídicas e empresariais, frequentemente surge a necessidade de comprovar a autenticidade de documentos e assinaturas.
Para atender a essa finalidade, existem dois procedimentos cartorários bastante utilizados: o reconhecimento de firma e a autenticação de documentos.
Embora muitas pessoas confundam esses procedimentos, cada um possui finalidade própria e desempenha papel importante na segurança das relações jurídicas firmadas perante órgãos públicos, empresas e particulares.
O que é reconhecimento de firma
O reconhecimento de firma tem como finalidade confirmar que a assinatura constante em determinado documento pertence, de fato, à pessoa que o assinou.
Esse procedimento é realizado em Tabelionato de Notas e pode ocorrer de duas formas.
Reconhecimento de firma por semelhança
No reconhecimento de firma por semelhança, o tabelião compara a assinatura presente no documento com a assinatura existente no cartão de firmas arquivado no cartório.
Após verificar a compatibilidade entre elas, o reconhecimento é realizado.
Reconhecimento de firma por autenticidade
No reconhecimento de firma por autenticidade, o procedimento é mais rigoroso.
Nesse caso, a pessoa deve comparecer pessoalmente ao cartório e assinar o documento na presença do tabelião, que certificará a autenticidade da assinatura.
O que é autenticação de documentos
A autenticação de documentos possui finalidade distinta do reconhecimento de firma.
Nesse procedimento, o cartório certifica que a cópia apresentada reproduz integralmente o conteúdo do documento original.
Após a conferência entre o original e a cópia, é emitida certificação declarando a autenticidade da reprodução, permitindo sua utilização válida em diversas situações.
Qual a finalidade desses procedimentos
Tanto o reconhecimento de firma quanto a autenticação de documentos têm como objetivo proporcionar maior segurança jurídica às relações civis, empresariais e administrativas.
Esses procedimentos contribuem para:
reduzir riscos de fraude;
evitar falsificações;
diminuir discussões futuras sobre a validade de documentos;
aumentar a confiabilidade dos atos praticados.
Reconhecimento de firma e autenticação são sempre obrigatórios?
Apesar de serem procedimentos bastante comuns, nem sempre sua realização é obrigatória.
A promulgação da Lei nº 13.726/2018, conhecida como Lei da Desburocratização Administrativa, reduziu diversas exigências relacionadas à autenticação de cópias e ao reconhecimento de firma em procedimentos administrativos perante a União, Estados e Municípios.
Com isso, em determinadas situações, os próprios servidores públicos passaram a ter competência para validar cópias e assinaturas, dispensando a necessidade de comparecimento do cidadão ao cartório.
Situações em que os procedimentos ainda podem ser exigidos
Mesmo com a redução de exigências cartorárias, ainda existem hipóteses em que o reconhecimento de firma e a autenticação permanecem necessários.
Isso pode ocorrer por:
exigência legal;
previsão contratual;
necessidade de reforço da segurança jurídica do ato.
Entre os exemplos mais comuns estão:
contratos bancários;
contratos imobiliários;
procurações públicas;
documentos que exigem formalidade específica.
A importância da segurança jurídica nos documentos
Embora a legislação tenha buscado simplificar procedimentos e reduzir custos para os cidadãos, o reconhecimento de firma e a autenticação continuam sendo instrumentos relevantes para proteção das relações jurídicas.
Esses mecanismos aumentam a segurança e a confiabilidade dos documentos, além de contribuírem para a prevenção de fraudes documentais.
Compreender a finalidade e as hipóteses de obrigatoriedade do reconhecimento de firma e da autenticação de documentos é importante para evitar problemas futuros relacionados à validade de documentos e negócios jurídicos.
A análise das exigências aplicáveis em cada situação concreta pode contribuir para maior segurança jurídica e para o adequado cumprimento das formalidades necessárias.
Este conteúdo possui caráter exclusivamente educativo e informativo, não substituindo análise individualizada do caso concreto. Por Murilo Dominguez
Este conteúdo possui caráter exclusivamente informativo e não substitui a análise jurídica específica de casos concretos.
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